Future-proof
Partnership
Services
Vacature: Project Coördinator
De rol
Als Project Coordinator speel je een sleutelrol in het beheer van klantrelaties en de end-to-end uitvoering van verkochte projecten, van orderintake en interne overdracht tot levering, installatieondersteuning, inbedrijfstelling en aftersales‑opvolging. Je ondersteunt primair de Nederlandse markt, maar stemt wanneer nodig ook af met Noord-Amerikaanse en andere internationale klanten en partners.
Je zorgt ervoor dat projecten soepel door onze organisatie bewegen: je bouwt en onderhoudt het projectplan, stemt stakeholders op elkaar af en beheert proactief wijzigingen en risico’s. Je bent het operationele aanspreekpunt voor de klant nadat Sales het project heeft overgedragen, en zorgt voor duidelijkheid, snelheid en een professionele klantbeleving.
Je rapporteert aan de Project Supervisor en werkt binnen het Operations‑team onder leiding van de Operations Manager. Succes in deze rol wordt gemeten aan tijdige en volledige levering, soepele installatievoorbereiding, klanttevredenheid en gedisciplineerde projectcommunicatie en documentatie.
Wat ga je doen?
Project Intake & Planning
• Leidt de Sales‑naar‑Operations overdracht en orderintake als een klantgerichte teaminspanning: stem met Sales af over scope, mijlpalen, eisen, deliverables en verantwoordelijkheden (intern/extern), waarbij gedeeld eigenaarschap en een naadloze klantbeleving centraal staan.
• Richt de volledige projectflow in, stem deze af en bewaak deze — van orderintake tot installatie/inbedrijfstelling en finale acceptatie.
• Maak en onderhoud het projectplan en deel duidelijke statusupdates, acties en afhankelijkheden met alle betrokken collega’s.
• Coördineer met Planning, Supply Chain en Logistiek over productieslots, verzendtijdlijnen, levervensters en site‑gereedheid.
Customer & Stakeholder Coordinatie
• Treedt op als primair aanspreekpunt voor klanten (telers) en het Sales‑team zodra de order is overgedragen.
• Coördineer met derden zoals installateurs, integrators en adviesbureaus om planningen, verantwoordelijkheden en deliverables op elkaar af te stemmen.
• Voer gestructureerde projectcommunicatie: notulen, actietracking, beslislogboeken en duidelijke opvolging van openstaande punten.
Site Readiness, Installation Support & Commissioning
• Bezoek klantlocaties wanneer nodig (bijv. beugelmetingen, lay‑outverificatie, installatie‑walkthroughs en gereedheidscontroles).
• Coördineer installatie‑ en inbedrijfstellingsactiviteiten met Application/Technical Support, inclusief inregelen van besturing, dimconfiguratie en functionele checks.
• Zorg voor klantvoorbereiding: organiseer overdrachtsessies en basisgebruikstraining zodat de klant het systeem na inbedrijfstelling zelfstandig en zeker kan bedienen.
Change, Risk & Escalation Management
• Monitor projectbudget en kostendrijvers (logistiek, materialen, services) en rapporteer afwijkingen en mitigerende acties aan het management.
• Escaleer intern naar Planning en Operations wanneer klantgedreven wijzigingen (bijv. bouwvertragingen) invloed hebben op levering of uitvoering; stel mitigerende acties voor.
• Escaleer en stem extern af met Sales en/of klanten bij risico’s in levering, installatie of uitvoering (bijv. vertragingen, ontbrekende voorwaarden of toegangsproblemen).
Garantie, After-Sales & Lifecycle Support
• Dien als eerste aanspreekpunt voor de klant bij projectgerelateerde issues en klachten (garantie, dimmen/besturing, aftersales‑tickets, installatievragen).
• Registreer, volg en handel garantieclaims af; coördineer met het After‑Sales team, Quality en reparatie/serviceafdelingen voor snelle en transparante oplossingen.
• Coördineer serviceacties zoals vervangingsplanning, service‑ophaalopdrachten of on‑site troubleshooting, en zorg voor terugkoppeling naar Product/R&D en Quality.
Process, Data & Continuous Improvement
• Rapporteer projectvoortgang, risico’s en resultaten op een gestructureerde en tijdige manier aan de Project Supervisor/het management.
• Zorg voor volledige dossiervorming en archivering (contracten, tekeningen, plannen, besluiten, overdrachtsdocumenten, claims) voor compliance en operationele continuïteit.
• Houd projectdata en documentatie accuraat bij in onze systemen (CRM/ERP/projecttools) om traceerbaarheid en een soepele interne workflow te waarborgen.
• Draag bij aan het verbeteren van standaardwerk: checklists, templates, commissioning-/handover‑SOP’s en lessons learned om herhaalproblemen te voorkomen en de uitvoering te versnellen.
• Ondersteun andere operationele taken wanneer nodig en draag bij aan een ‘customer‑first’ en ‘radical collaboration’ cultuur.
Wat breng jij mee?
• HBO‑opleiding in projectmanagement, bedrijfskunde, communicatie of een vergelijkbaar vakgebied (of gelijkwaardige ervaring).
• Minimaal 2 jaar ervaring in projectcoördinatie/-management; ervaring in sales support of accountmanagement is een pré.
• Klantgerichte houding met sterke communicatieve vaardigheden en vertrouwen in het opbouwen van relaties met klanten, collega’s en externe partners.
• Sterke organisatorische vaardigheden: planning, prioritering, gestructureerde opvolging en het kunnen managen van meerdere parallelle projecten.
• Technische affiniteit; ervaring met verlichting, besturingen of elektrotechniek is een pré.
• Hands‑on, oplossingsgerichte houding met een constante drive om oplossingen te vinden en klanten tevreden te houden.
• Nederlandstalig op native niveau en professioneel Engels (schriftelijk en mondeling).
• Bereidheid om continu te leren en op de hoogte te blijven van onze technologieën en oplossingen om klanten optimaal te ondersteunen.
• Stressbestendig en in staat structuur en rustige communicatie te behouden wanneer prioriteiten verschuiven of issues escaleren.
• Doelgericht, proactief en comfortabel in een dynamische omgeving met piekmomenten; geen ‘9‑tot‑5’ mentaliteit wanneer klantprojecten flexibiliteit vragen.
• Ervaring of bekendheid met de tuinbouw-/glastuinbouwsector is een pré; nieuwsgierigheid om de telersomgeving snel te leren is essentieel.
Wat we aanbieden
• Een sleutelrol in een groeiende tuinbouwtechnologie‑organisatie met echte impact op klantensucces.
• Internationale exposure: werken met klanten en collega’s in meerdere regio’s, waaronder Noord-Amerika en Europa.
• Sterke cross-functionele samenwerking met Operations, After‑Sales, Supply Chain en technische experts.
• Training en ontwikkeling om expertise op te bouwen in horticulturele verlichtingssystemen, besturingen en klantenablement.
Interesse?
Als je graag complexe projecten coördineert, nauw samenwerkt met klanten en zorgt voor een vlekkeloze uitvoering van order tot installatie, dan horen we graag van je. Deel je CV en een korte motivatie waarin je jouw projectcoördinatie‑ervaring en klantgerichte mindset toelicht.
Email naar careers@gavitainternational.com.
Als Project Coordinator speel je een sleutelrol in het beheer van klantrelaties en de end-to-end uitvoering van verkochte projecten, van orderintake en interne overdracht tot levering, installatieondersteuning, inbedrijfstelling en aftersales‑opvolging. Je ondersteunt primair de Nederlandse markt, maar stemt wanneer nodig ook af met Noord-Amerikaanse en andere internationale klanten en partners.
Je zorgt ervoor dat projecten soepel door onze organisatie bewegen: je bouwt en onderhoudt het projectplan, stemt stakeholders op elkaar af en beheert proactief wijzigingen en risico’s. Je bent het operationele aanspreekpunt voor de klant nadat Sales het project heeft overgedragen, en zorgt voor duidelijkheid, snelheid en een professionele klantbeleving.
Je rapporteert aan de Project Supervisor en werkt binnen het Operations‑team onder leiding van de Operations Manager. Succes in deze rol wordt gemeten aan tijdige en volledige levering, soepele installatievoorbereiding, klanttevredenheid en gedisciplineerde projectcommunicatie en documentatie.
Wat ga je doen?
Project Intake & Planning
• Leidt de Sales‑naar‑Operations overdracht en orderintake als een klantgerichte teaminspanning: stem met Sales af over scope, mijlpalen, eisen, deliverables en verantwoordelijkheden (intern/extern), waarbij gedeeld eigenaarschap en een naadloze klantbeleving centraal staan.
• Richt de volledige projectflow in, stem deze af en bewaak deze — van orderintake tot installatie/inbedrijfstelling en finale acceptatie.
• Maak en onderhoud het projectplan en deel duidelijke statusupdates, acties en afhankelijkheden met alle betrokken collega’s.
• Coördineer met Planning, Supply Chain en Logistiek over productieslots, verzendtijdlijnen, levervensters en site‑gereedheid.
Customer & Stakeholder Coordinatie
• Treedt op als primair aanspreekpunt voor klanten (telers) en het Sales‑team zodra de order is overgedragen.
• Coördineer met derden zoals installateurs, integrators en adviesbureaus om planningen, verantwoordelijkheden en deliverables op elkaar af te stemmen.
• Voer gestructureerde projectcommunicatie: notulen, actietracking, beslislogboeken en duidelijke opvolging van openstaande punten.
Site Readiness, Installation Support & Commissioning
• Bezoek klantlocaties wanneer nodig (bijv. beugelmetingen, lay‑outverificatie, installatie‑walkthroughs en gereedheidscontroles).
• Coördineer installatie‑ en inbedrijfstellingsactiviteiten met Application/Technical Support, inclusief inregelen van besturing, dimconfiguratie en functionele checks.
• Zorg voor klantvoorbereiding: organiseer overdrachtsessies en basisgebruikstraining zodat de klant het systeem na inbedrijfstelling zelfstandig en zeker kan bedienen.
Change, Risk & Escalation Management
• Monitor projectbudget en kostendrijvers (logistiek, materialen, services) en rapporteer afwijkingen en mitigerende acties aan het management.
• Escaleer intern naar Planning en Operations wanneer klantgedreven wijzigingen (bijv. bouwvertragingen) invloed hebben op levering of uitvoering; stel mitigerende acties voor.
• Escaleer en stem extern af met Sales en/of klanten bij risico’s in levering, installatie of uitvoering (bijv. vertragingen, ontbrekende voorwaarden of toegangsproblemen).
Garantie, After-Sales & Lifecycle Support
• Dien als eerste aanspreekpunt voor de klant bij projectgerelateerde issues en klachten (garantie, dimmen/besturing, aftersales‑tickets, installatievragen).
• Registreer, volg en handel garantieclaims af; coördineer met het After‑Sales team, Quality en reparatie/serviceafdelingen voor snelle en transparante oplossingen.
• Coördineer serviceacties zoals vervangingsplanning, service‑ophaalopdrachten of on‑site troubleshooting, en zorg voor terugkoppeling naar Product/R&D en Quality.
Process, Data & Continuous Improvement
• Rapporteer projectvoortgang, risico’s en resultaten op een gestructureerde en tijdige manier aan de Project Supervisor/het management.
• Zorg voor volledige dossiervorming en archivering (contracten, tekeningen, plannen, besluiten, overdrachtsdocumenten, claims) voor compliance en operationele continuïteit.
• Houd projectdata en documentatie accuraat bij in onze systemen (CRM/ERP/projecttools) om traceerbaarheid en een soepele interne workflow te waarborgen.
• Draag bij aan het verbeteren van standaardwerk: checklists, templates, commissioning-/handover‑SOP’s en lessons learned om herhaalproblemen te voorkomen en de uitvoering te versnellen.
• Ondersteun andere operationele taken wanneer nodig en draag bij aan een ‘customer‑first’ en ‘radical collaboration’ cultuur.
Wat breng jij mee?
• HBO‑opleiding in projectmanagement, bedrijfskunde, communicatie of een vergelijkbaar vakgebied (of gelijkwaardige ervaring).
• Minimaal 2 jaar ervaring in projectcoördinatie/-management; ervaring in sales support of accountmanagement is een pré.
• Klantgerichte houding met sterke communicatieve vaardigheden en vertrouwen in het opbouwen van relaties met klanten, collega’s en externe partners.
• Sterke organisatorische vaardigheden: planning, prioritering, gestructureerde opvolging en het kunnen managen van meerdere parallelle projecten.
• Technische affiniteit; ervaring met verlichting, besturingen of elektrotechniek is een pré.
• Hands‑on, oplossingsgerichte houding met een constante drive om oplossingen te vinden en klanten tevreden te houden.
• Nederlandstalig op native niveau en professioneel Engels (schriftelijk en mondeling).
• Bereidheid om continu te leren en op de hoogte te blijven van onze technologieën en oplossingen om klanten optimaal te ondersteunen.
• Stressbestendig en in staat structuur en rustige communicatie te behouden wanneer prioriteiten verschuiven of issues escaleren.
• Doelgericht, proactief en comfortabel in een dynamische omgeving met piekmomenten; geen ‘9‑tot‑5’ mentaliteit wanneer klantprojecten flexibiliteit vragen.
• Ervaring of bekendheid met de tuinbouw-/glastuinbouwsector is een pré; nieuwsgierigheid om de telersomgeving snel te leren is essentieel.
Wat we aanbieden
• Een sleutelrol in een groeiende tuinbouwtechnologie‑organisatie met echte impact op klantensucces.
• Internationale exposure: werken met klanten en collega’s in meerdere regio’s, waaronder Noord-Amerika en Europa.
• Sterke cross-functionele samenwerking met Operations, After‑Sales, Supply Chain en technische experts.
• Training en ontwikkeling om expertise op te bouwen in horticulturele verlichtingssystemen, besturingen en klantenablement.
Interesse?
Als je graag complexe projecten coördineert, nauw samenwerkt met klanten en zorgt voor een vlekkeloze uitvoering van order tot installatie, dan horen we graag van je. Deel je CV en een korte motivatie waarin je jouw projectcoördinatie‑ervaring en klantgerichte mindset toelicht.
Email naar careers@gavitainternational.com.