Future-proof
Partnership
Services
Vacature: Project Coördinator
De rol
Als Project Coördinator zorg je dat klantprojecten van A tot Z soepel verlopen. Vanaf het moment dat een order binnenkomt ben jij het vaste aanspreekpunt voor de klant. Je maakt een helder projectplan, houdt iedereen intern op één lijn en pakt wijzigingen of problemen meteen op. Je werkt vooral voor de Nederlandse markt, maar hebt soms ook contact met internationale klanten. Je rapporteert aan de Project Supervisor en werkt binnen het Operations‑team. Je succes meet je aan een tijdige levering, een goede voorbereiding op installatie, tevreden klanten en duidelijke communicatie en documentatie.
Wat ga je doen?
• Project intake en planning.
• Klant- en stakeholdercoördinatie.
• Site readiness, installatie-ondersteuning en inbedrijfstelling.
• Wijzigingen, risico en escalatiemanagement.
• Garantie, after-sales en lifecycle support.
• Procesverbetering en data management.
Wat breng jij mee?
• HBO‑opleiding in projectmanagement, bedrijfskunde, communicatie of een vergelijkbaar vakgebied (of gelijkwaardige ervaring).
• Minimaal 2 jaar ervaring in projectcoördinatie/-management; ervaring in sales support of accountmanagement is een pré.
• Klantgericht, communicatief sterk, organisatorisch vaardig en stressbestendig.
• Hands‑on, pro-actief en oplossingsgericht.
• Technische affiniteit; ervaring met verlichting, besturingen of elektrotechniek is een pré.
• Ervaring of bekendheid met de tuinbouw-/glastuinbouwsector is een pré; nieuwsgierigheid om de telersomgeving snel te leren is essentieel.
• Nederlandstalig (moedertaal of tweetalig) en professioneel Engels (schriftelijk en mondeling).
• Ervaring of bekendheid met de tuinbouw-/glastuinbouwsector is een pré; nieuwsgierigheid om de telersomgeving snel te leren is essentieel.
Wat we aanbieden
• Een sleutelrol in een groeiende tuinbouwtechnologie‑organisatie.
• Veel eigen verantwoordelijkheid en inbreng.
• Internationale exposure: werken met klanten en collega’s in meerdere regio’s, waaronder Noord-Amerika en Europa.
• Sterke cross-functionele samenwerking met Operations, After‑Sales, Supply Chain en technische experts.
• Training en ontwikkeling om expertise op te bouwen in horticulturele verlichtingssystemen, besturingen en klantondersteuning.
Interesse?
Als je graag complexe projecten coördineert, nauw samenwerkt met klanten en zorgt voor een vlekkeloze uitvoering van order tot installatie, dan horen we graag van je. Deel je CV en een korte motivatie waarin je jouw projectcoördinatie‑ervaring en klantgerichte mindset toelicht. Of wil je eerst een keer komen kijken bij ons?
Email naar careers@gavitainternational.com.
Meer details werkzaamheden:
Project Intake & Planning
• Leidt de Sales‑naar‑Operations overdracht en orderintake als een klantgerichte teaminspanning: stem met Sales af over scope, mijlpalen, eisen, deliverables en verantwoordelijkheden (intern/extern), waarbij gedeeld eigenaarschap en een naadloze klantbeleving centraal staan.
• Richt de volledige projectflow in, stem deze af en bewaak deze — van orderintake tot installatie/inbedrijfstelling en finale acceptatie.
• Maak en onderhoud het projectplan en deel duidelijke statusupdates, acties en afhankelijkheden met alle betrokken collega’s.
• Coördineer met Planning, Supply Chain en Logistiek over productieslots, verzendtijdlijnen, levervensters en site‑gereedheid.
Klant- en Stakeholdercoördinatie
• Treedt op als primair aanspreekpunt voor klanten (telers) en het Sales‑team zodra de order is overgedragen.
• Coördineer met derden zoals installateurs, integrators en adviesbureaus om planningen, verantwoordelijkheden en deliverables op elkaar af te stemmen.
• Voer gestructureerde projectcommunicatie: notulen, actietracking, beslislogboeken en duidelijke opvolging van openstaande punten.
Site Readiness, Installatie Ondersteuning & Inbedrijfstelling
• Bezoek klantlocaties wanneer nodig (bijv. beugelmetingen, lay‑outverificatie, installatie‑walkthroughs en gereedheidscontroles).
• Coördineer installatie‑ en inbedrijfstellingsactiviteiten met Application/Technical Support, inclusief inregelen van besturing, dimconfiguratie en functionele checks.
• Zorg voor klantvoorbereiding: organiseer overdrachtsessies en basisgebruikstraining zodat de klant het systeem na inbedrijfstelling zelfstandig en zeker kan bedienen.
Wijzigingen, Risico & Escalatie Management
• Monitor projectbudget en kostendrijvers (logistiek, materialen, services) en rapporteer afwijkingen en mitigerende acties aan het management.
• Escaleer intern naar Planning en Operations wanneer klantgedreven wijzigingen (bijv. bouwvertragingen) invloed hebben op levering of uitvoering; stel mitigerende acties voor.
• Escaleer en stem extern af met Sales en/of klanten bij risico’s in levering, installatie of uitvoering (bijv. vertragingen, ontbrekende voorwaarden of toegangsproblemen).
Garantie, After-Sales & Lifecycle Support
• Dien als eerste aanspreekpunt voor de klant bij projectgerelateerde issues en klachten (garantie, dimmen/besturing, aftersales‑tickets, installatievragen).
• Registreer, volg en handel garantieclaims af; coördineer met het After‑Sales team, Quality en reparatie/serviceafdelingen voor snelle en transparante oplossingen.
• Coördineer serviceacties zoals vervangingsplanning, service‑ophaalopdrachten of on‑site troubleshooting, en zorg voor terugkoppeling naar Product/R&D en Quality.
Procesverbetering en Data Management
• Rapporteer projectvoortgang, risico’s en resultaten op een gestructureerde en tijdige manier aan de Project Supervisor/het management.
• Zorg voor volledige dossiervorming en archivering (contracten, tekeningen, plannen, besluiten, overdrachtsdocumenten, claims) voor compliance en operationele continuïteit.
• Houd projectdata en documentatie accuraat bij in onze systemen (CRM/ERP/projecttools) om traceerbaarheid en een soepele interne workflow te waarborgen.
• Draag bij aan het verbeteren van standaardwerk: checklists, templates, commissioning-/handover‑SOP’s en lessons learned om herhaalproblemen te voorkomen en de uitvoering te versnellen.
• Ondersteun andere operationele taken wanneer nodig en draag bij aan een ‘customer‑first’ en ‘radical collaboration’ cultuur.
Als Project Coördinator zorg je dat klantprojecten van A tot Z soepel verlopen. Vanaf het moment dat een order binnenkomt ben jij het vaste aanspreekpunt voor de klant. Je maakt een helder projectplan, houdt iedereen intern op één lijn en pakt wijzigingen of problemen meteen op. Je werkt vooral voor de Nederlandse markt, maar hebt soms ook contact met internationale klanten. Je rapporteert aan de Project Supervisor en werkt binnen het Operations‑team. Je succes meet je aan een tijdige levering, een goede voorbereiding op installatie, tevreden klanten en duidelijke communicatie en documentatie.
Wat ga je doen?
• Project intake en planning.
• Klant- en stakeholdercoördinatie.
• Site readiness, installatie-ondersteuning en inbedrijfstelling.
• Wijzigingen, risico en escalatiemanagement.
• Garantie, after-sales en lifecycle support.
• Procesverbetering en data management.
Wat breng jij mee?
• HBO‑opleiding in projectmanagement, bedrijfskunde, communicatie of een vergelijkbaar vakgebied (of gelijkwaardige ervaring).
• Minimaal 2 jaar ervaring in projectcoördinatie/-management; ervaring in sales support of accountmanagement is een pré.
• Klantgericht, communicatief sterk, organisatorisch vaardig en stressbestendig.
• Hands‑on, pro-actief en oplossingsgericht.
• Technische affiniteit; ervaring met verlichting, besturingen of elektrotechniek is een pré.
• Ervaring of bekendheid met de tuinbouw-/glastuinbouwsector is een pré; nieuwsgierigheid om de telersomgeving snel te leren is essentieel.
• Nederlandstalig (moedertaal of tweetalig) en professioneel Engels (schriftelijk en mondeling).
• Ervaring of bekendheid met de tuinbouw-/glastuinbouwsector is een pré; nieuwsgierigheid om de telersomgeving snel te leren is essentieel.
Wat we aanbieden
• Een sleutelrol in een groeiende tuinbouwtechnologie‑organisatie.
• Veel eigen verantwoordelijkheid en inbreng.
• Internationale exposure: werken met klanten en collega’s in meerdere regio’s, waaronder Noord-Amerika en Europa.
• Sterke cross-functionele samenwerking met Operations, After‑Sales, Supply Chain en technische experts.
• Training en ontwikkeling om expertise op te bouwen in horticulturele verlichtingssystemen, besturingen en klantondersteuning.
Interesse?
Als je graag complexe projecten coördineert, nauw samenwerkt met klanten en zorgt voor een vlekkeloze uitvoering van order tot installatie, dan horen we graag van je. Deel je CV en een korte motivatie waarin je jouw projectcoördinatie‑ervaring en klantgerichte mindset toelicht. Of wil je eerst een keer komen kijken bij ons?
Email naar careers@gavitainternational.com.
Meer details werkzaamheden:
Project Intake & Planning
• Leidt de Sales‑naar‑Operations overdracht en orderintake als een klantgerichte teaminspanning: stem met Sales af over scope, mijlpalen, eisen, deliverables en verantwoordelijkheden (intern/extern), waarbij gedeeld eigenaarschap en een naadloze klantbeleving centraal staan.
• Richt de volledige projectflow in, stem deze af en bewaak deze — van orderintake tot installatie/inbedrijfstelling en finale acceptatie.
• Maak en onderhoud het projectplan en deel duidelijke statusupdates, acties en afhankelijkheden met alle betrokken collega’s.
• Coördineer met Planning, Supply Chain en Logistiek over productieslots, verzendtijdlijnen, levervensters en site‑gereedheid.
Klant- en Stakeholdercoördinatie
• Treedt op als primair aanspreekpunt voor klanten (telers) en het Sales‑team zodra de order is overgedragen.
• Coördineer met derden zoals installateurs, integrators en adviesbureaus om planningen, verantwoordelijkheden en deliverables op elkaar af te stemmen.
• Voer gestructureerde projectcommunicatie: notulen, actietracking, beslislogboeken en duidelijke opvolging van openstaande punten.
Site Readiness, Installatie Ondersteuning & Inbedrijfstelling
• Bezoek klantlocaties wanneer nodig (bijv. beugelmetingen, lay‑outverificatie, installatie‑walkthroughs en gereedheidscontroles).
• Coördineer installatie‑ en inbedrijfstellingsactiviteiten met Application/Technical Support, inclusief inregelen van besturing, dimconfiguratie en functionele checks.
• Zorg voor klantvoorbereiding: organiseer overdrachtsessies en basisgebruikstraining zodat de klant het systeem na inbedrijfstelling zelfstandig en zeker kan bedienen.
Wijzigingen, Risico & Escalatie Management
• Monitor projectbudget en kostendrijvers (logistiek, materialen, services) en rapporteer afwijkingen en mitigerende acties aan het management.
• Escaleer intern naar Planning en Operations wanneer klantgedreven wijzigingen (bijv. bouwvertragingen) invloed hebben op levering of uitvoering; stel mitigerende acties voor.
• Escaleer en stem extern af met Sales en/of klanten bij risico’s in levering, installatie of uitvoering (bijv. vertragingen, ontbrekende voorwaarden of toegangsproblemen).
Garantie, After-Sales & Lifecycle Support
• Dien als eerste aanspreekpunt voor de klant bij projectgerelateerde issues en klachten (garantie, dimmen/besturing, aftersales‑tickets, installatievragen).
• Registreer, volg en handel garantieclaims af; coördineer met het After‑Sales team, Quality en reparatie/serviceafdelingen voor snelle en transparante oplossingen.
• Coördineer serviceacties zoals vervangingsplanning, service‑ophaalopdrachten of on‑site troubleshooting, en zorg voor terugkoppeling naar Product/R&D en Quality.
Procesverbetering en Data Management
• Rapporteer projectvoortgang, risico’s en resultaten op een gestructureerde en tijdige manier aan de Project Supervisor/het management.
• Zorg voor volledige dossiervorming en archivering (contracten, tekeningen, plannen, besluiten, overdrachtsdocumenten, claims) voor compliance en operationele continuïteit.
• Houd projectdata en documentatie accuraat bij in onze systemen (CRM/ERP/projecttools) om traceerbaarheid en een soepele interne workflow te waarborgen.
• Draag bij aan het verbeteren van standaardwerk: checklists, templates, commissioning-/handover‑SOP’s en lessons learned om herhaalproblemen te voorkomen en de uitvoering te versnellen.
• Ondersteun andere operationele taken wanneer nodig en draag bij aan een ‘customer‑first’ en ‘radical collaboration’ cultuur.